Есть бородатый анекдот о том, как городской лектор в течение трех часов читает в сельском клубе лекцию о первоочередных задачах строительства коммунизма, после чего просит задавать вопросы. С места поднимается старенький дедушка и просит: «Вот вы, судя по всему, человек образованный и грамотный. Так не могли бы Вы в двух словах пересказать то, о чем так долго сейчас рассказывали? » Попытаемся сделать общие выводы, кратко обобщив то, о чем мы так долго и подробно писали.
Вот 12 принципов управления проектом создания интернет-сайта, которых авторы книги настоятельно рекомендуют придерживаться:
• выясните готовность организации к инновационным изменениям. Это крайне необходимо вам для совместного (с руководством и исполнителями) формулирования концепции преобразований, элементом которых и является сайт. Концепция, ясно сформулированная, принятая и поддерживаемая всеми участниками проекта от руководства до исполнителей, — ключ к успешным инновационным изменениям;
• идентифицируйте и снижайте риски. Как можно раньше и чаще получайте информацию об отклонениях планируемых показателей, разбивайте работы и риски по этапам, вводите в проект контрольные точки и «спусковые крючки», анализируйте прецеденты, разрабатывайте программы уменьшения и компенсации риска;
• планируйте работы. Только после расчетов высказывайте свое мнение о сроках и необходимых ресурсах. Лучше сделать меньше и раньше, чем закончить грандиозную работу с опозданием. Только с помощью планирования можно направлять творческую мысль по максимально короткому пути к достижению цели;
управляйте конфликтами. Конфликты — естественный процесс создания инновации. В успешных проектах с конфликтами обходятся конструктивно и открыто: царит свободный обмен объективной информацией о ходе проекта, есть гласные возможности для критики предлагаемых решений;
доверяйте специалистам проекта. Это способствует повышению ответственности, инициативности и самоорганизации специалистов в работе. Кроме того, атмосфера взаимного доверия весьма способствует совместному принятию правильных и продуманных решений, поддерживаемых всеми при исполнении;
стимулируйте инновационную активность сотрудников независимо от их должности. Работа над проектом сама по себе должна мотивировать сотрудника к творчеству. Излишняя должностная формализация отношений снижает ролевую активность, имеющую первостепенное значение в инновационном процессе;
создайте правильную коммуникативную систему. Быстрое и целевое распространение информации — «сырье» для инноваций и одновременно необходимое условие контроля изменений. Конфликты могут возникать только при обсуждении проблем, а не вследствие нарушения коммуникаций — административных, функциональных, личностных;
не пренебрегайте процедурами и разделяйте этапы работы.
Именно благодаря четко организованной работе можно зафиксировать общие решения и упорядочить творческую активность сотрудников. Заблаговременное определение процедур принятия общих решений снизит уровень конфликтов среди сотрудников и повысит лояльность исполнителей к руководителю проекта;
организуйте работу с документами. Не стоит полагаться на устные договоренности, которые со временем забываются. Важнейшие решения, требования и процессы проекта должны быть зафиксированы для их периодической сверки с реальным состоянием дел. Вместе с тем помните, что формальные документы — обратная сторона генерирования творческих идей и по возможности не смешивайте в «одной голове» эти два процесса; опирайтесь на стандарты и методологии работы. Задачи, ко-
дую часть оценить через традиционные и типовые методики, стандарты и прецеденты. Не стоит тратить время на изобретение колеса, если вы решили изобрести велосипед. Используйте наработки известных и проверенных практикой методик;
• своевременно контролируйте и оценивайте результаты. Полагаясь на специалистов, помните, что доверие и контроль — это не одно и тоже. Устанавливайте понятные и однозначные процедуры и критерии оценки работ. Критериями выбирайте измеряемые показатели: время, затраты и т.п. Информация о проблемах должна появиться у вас до, а не после возникновения самих проблем;
• не переоценивайте возможности, которыми располагаете. Критично оцените масштабность своего замысла и свою компетентность. Претендуя на ведущие позиции на рынке, помните, что уровень специалистов и затраты на проект должны соответствовать замыслам. Не полагайтесь всецело на новые CASE-средства, ведь это только средства. По возможности начинайте работу с реализации несложных задач, разбив сложный проект на несколько более простых подпроектов.
Читая эту книгу, вы получили много практических советов по всем этапам управления проектом. Держать в голове все наши советы непросто. Тем не менее предлагаем вам «хотя бы» не забывать об этих простых правилах успешного управления проектом, придерживаясь которых вы наверняка избежите большинства ошибок.